SCHEMA DI ORDINE GENERALE PER ORDINI QUINDICINALI

(Bortone, Lancia, Il Sambuco, Di Silvio, Il Frantoio, Pangea, Tomasoni)

Il referente aggiorna il listino su Gestigas prima dell’apertura dell’ordine e mai mentre l’ordine è aperto.

[leggi i compiti generali di ogni referente]

[leggi la tempistica per i referenti]

Il gestore informatico il lunedì₁ apre l’ordine su Gestigas che chiuderà il venerdì₁. L’ordine Pangea apre il martedì_1.

Il coordinatore il lunedì₁ comunica ai gasisti l’apertura dell’ordine con luogo e giorno di ritiro, con un’email dal titolo INFO GASPER.

I gasisti da lunedì₁ a venerdì₁ compilano l’ordine su Gestigas e stampano l’ordine entro il venerdì₁.

Sabato₁ il gestore informatico estrae l’ordine generale e manda via email l’ordine diviso per gasista ai referenti che ne necessitano. Contemporaneamente pubblica sul sito l’ordine generale per i gasisti che smarrissero il proprio stampato e lo manda via email agli smistatori (compito a turno).

[consulta i turni per smistatore]

Domenica₁ (o anche sabato₁ se il gestore informatico ha dato l’ok a procedere) i referenti estraggono l’ordine da Gestigas e lo mandano al proprio fornitore entro domenica₁ sera, o comunque in tempo utile da essere ricevuto e gestito dal fornitore.

Nei giorni seguenti i referenti si accertano con i fornitori della ricezione dell’ordine e della spedizione entro il venerdì₂.

Il venerdì₂ lo smistatore, nel luogo di ritiro, apre le scatole dei prodotti e li sistema per la selezione divisi per fornitore. Sull’ordine generale annota i prodotti non arrivati, i prodotti arrivati in più e i prodotti arrivati in peso diverso dal richiesto con il relativo peso arrivato (esclusi i prodotti per i quali viene fornito uno scontrino personalizzato, Di Silvio e Tomasoni) e successivamente consegna tale lista via email al gestore informatico. Raccoglie le fatture e le consegna all’addetto al ritiro.

I gasisti il venerdì, nelle ore e luogo prefissati, selezionano i prodotti ordinati secondo la propria lista stampata; annotano sulla propria lista i prodotti non arrivati o arrivati in peso diverso da quanto richiesto; consegnano all’addetto al ritiro gli scontrini personalizzati (Di Silvio e Tomasoni); pagano all’addetto al ritiro il totale segnato sulla propria lista stampata, al netto di eventuali prodotti di fornitori che non consegnano quel giorno ma senza sottrarre l’importo di prodotti non arrivati di fornitori che consegnano quel giorno.

[schema per cosa fare al momento del ritiro]

L’addetto al ritiro (compito a turno) il venerdì₂ prende nota dei pagamenti ricevuti. A fine serata consegna gli scontrini personalizzati all’addetto agli scontrini; consegna il denaro ricevuto e le fatture al cassiere;  prende nota della tipologia e quantità dei prodotti non ritirati e li lascia in una scatola a Carta;  entro sabato₂ comunica via email al gestore informatico l’elenco dei prodotti non ritirati.

[consulta i turni per addetto al ritiro]

[schema per cosa fare come addetto al ritiro]

Il gestore informatico entro domenica₂ comunica via email ai gasisti i prodotti non ritirati. I gasisti potranno prendere i loro prodotti non ritirati esclusivamente il lunedì3 presso Carta.

I gasisti entro domenica₂ comunicano via email al gestore informatico i prodotti mancanti dal proprio ordine e i prodotti arrivati in peso diverso da quello richiesto, con il relativo peso (a parte i prodotti di Di Silvio e Tomasoni). Prodotti non arrivati ma non comunicati come mancanti nei tempi stabiliti  saranno comunque addebitati.

L’addetto agli scontrini entro domenica₂ fornisce via email al gestore informatico la lista organizzata dei prodotti negli scontrini.

Il gestore informatico entro lunedì₃ aggiorna in Gestigas l’archivio ordini con i prodotti non ricevuti, i prodotti presi in più, e le quantità effettivamente ritirate.

Il cassiere entro lunedì₃ comunica via email al contabile i pagamenti ricevuti e le spese di spedizione.

Il contabile da martedì₃ consulta l’archivio ordini in Gestigas e entro mercoledì₃ produce il riepilogo contabile con l’addebito delle spese di spedizione, e lo manda via email a tutti i gasisti.

Entro il venerdì₃ i gasisti comunicano via email al contabile eventuali incongruenze nel riepilogo; entro sabato₃ il contabile produce il riepilogo contabile definitivo integrato con le correzioni segnalate e lo invia via email a tutti i gasisti.

Il cassiere paga i fornitori entro i termini stabiliti.

Una volta al mese i gasisti salderanno la propria eventuale posizione debitoria al contabile che comunicherà modalità e tempi.