Organizzazione degli ordini

Fare un ordine

Consultate il calendario per accertarvi quali sono gli ordini aperti e quando si ritirano i corrispondenti prodotti.
Accedete a Gestigas e ordinate.
Per ricordarvi cosa avete ordinato estraete la lista della spesa in pdf e stampatela o inviatela alla vostra email.
Il giovedì precedente al ritiro, consultate sul sito l’ordine globale per avere conferma dei prodotti che dovete ritirare. Nello stesso documento controllate quanto vi verrà richiesto di pagare e cercate di portare la cifra esatta.
Il venerdì del ritiro andate al “Come Se” (Via Dei Bruzi 4/6) dalle 19 alle 20,30. Cercate tra i prodotti esposti quelli che avete ordinato e prendeteli o prendete la sporta preparatavi dagli smistatori.
Pagate la cifra che vi viene richiesta all’addetto al ritiro (la persona che si occupa a turno di raccogliere il denaro). Ricordatevi la somma che pagate, perchè dovrete controllarla al momento dell’uscita del rendiconto contabile.
Restituite le sporte per frutta e verdura usate nel ritiro precedente.
Se dovesse accadere per una volta che arrivate tardi al ritiro e l’addetto al ritiro se n’è già andato via, cercate i vostri prodotti che dovrebbero essere stati messi da parte. Se non li trovate potrebbe essere successo che qualcuno li ha comprati e in questo caso li paga chi li ha presi. Comunque l’addetto al ritiro scriverà in mailing-list i prodotti rimasti, così potrete sapere se i vostri prodotti sono rimasti al Come Se e andarli a prendere al più presto. Il tempo in cui sono conservati i prodotti freschi al Come Se è a discrezione del locale per evitare di farli andare a male, e andranno comunque pagati da chi li ha ordinati e non ritirati. I prodotti secchi vengono invece conservati.
Dopo qualche tempo (ogni 2 ritiri) sarà diffuso il rendiconto contabile che dovrete controllare secondo queste istruzioni.

 

Cosa succede durante un ordine:

I gasisti di turno devono controllare con adeguato anticipo il loro turno e chiedere in mailing list una sostituzione se non possono esserci.

Il responsabile del calendario imposta il periodo d’ordine su Gestigas e pubblica i periodi sul calendario on-line.

All’apertura dell’ordine i gasisti ordinano fino al giorno di chiusura.

Alla fine del periodo d’ordine, il referente estrae l’ordine e lo invia al fornitore.

Il giovedì precedente al ritiro, il gestore degli ordini consultando il calendario degli ordini unisce gli ordini dei diversi fornitori, crea l’ordine globale e lo pubblica sul sito, sia diviso per produttore che per gasista; estrae dall’ordine globale gli importi da pagare e li pubblica nel medesimo documento on-line presente qui.

L’addetto al ritiro stampa il documento Excel pubblicato qui dal gestore degli ordini con gli importi da riscuotere.

Lo smistatore riportato in grassetto nei turni stampa il documento Excel pubblicato qui dal gestore degli ordini.

Il venerdì del ritiro i prodotti arrivano al Come Se Via dei Bruzi 4/6.

Alle 18 gli smistatori si recano al Come Se, tolgono i prodotti dalle scatole, riempiono i fogli di controllo e dividono la spesa per ogni gasista, utilizzando le sporte presenti. Lasciano i fogli di controllo e le fatture all’addetto al ritiro.
Per gli addetti allo smistamento è fondamentale un riscontro sulle fatture della merce arrivata rispetto a quella ordinata, senza però rendere illeggibile le fatture, ed  essendo più chiari possibile in caso di difformità tra merce consegnata e fatture.

Dalle 19 alle 20,30 i gasisti ritirano i loro prodotti e pagano all’addetto al ritiro. L’addetto al ritiro segna le cifre pagate. Dopo il ritiro l’addetto al ritiro manda al gestore post-ordine la lista dei pagamenti e dei prodotti non arrivati, tutte informazioni avute con il foglio di controllo datogli dagli smistatori (se di turno), riportando tutti i dati (prodotti non arrivati o difformi o arrivati in più, pagamenti effettuati durante il ritiro) nel medesimo foglio elettronico che trova pubblicato on-line, invia direttamente al cassiere le fatture in modo che possa pagare i fornitori  ; emette un bonifico nei confronti del conto del Gasper (oppure consegna al cassiere il denaro raccolto) e le fatture, contattandolo.

Il gestore post-ordine segna come consegnati i prodotti su Gestigas, aggiornando eventuali prezzi consultando il documento arrivatogli dall’addetto al ritiro.

Il gestore post-ordine aggiorna su Gestigas i prodotti non arrivati; i prodotti presi in più; le quantità effettive arrivate per prodotti al peso;

Il cassiere effettua i relativi bonifici e redige una lista delle spese (fatture, costo della sede, trasporto) che invia al contabile.

Il contabile, consultando gli importi dei prodotti aggiornati su Gestigas e i dati degli importi pagati, delle fatture e delle spese avuti dal cassiere, redige il rendiconto contabile e lo diffonde in mailing-list.

Durante il periodo di chiusura degli ordini, i referenti aggiornano eventualmente il listino.

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